মেইল মার্জ করার সবচেয়ে সহজ একটি উপায়

মেইল মার্জ পরিচালনা করার সবচেয়ে সহজ একটি উপায়, বিশেষ করে নতুনদের জন্য, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং এক্সেল একসাথে ব্যবহার করা। প্রক্রিয়াটি সহজ করার জন্য এখানে ধাপে ধাপে নির্দেশিকা বর্ণনা করা হল:

ধাপ 1: Excel এ আপনার ডেটা সেট প্রস্তুত করুন 

-এক্সেল ওপেন করুন এবং ব্যক্তির ডেটার প্রতিটি অংশের জন্য কলাম সহ একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করুন (যেমন, "[ফার্স্ট নেম]," "[লাস্ট নেম]," "[ঠিকানা]" ইত্যাদি)।

-উপযুক্ত কলামের অধীনে সারিতে প্রতিটি প্রাপকের জন্য *ডেটা লিখুন*।

-ফাইলটি save করুন একটি নাম দিয়ে (যেমন, "মেল মার্জ ডেটা") এবং এক্সেল অফ করুন।

ধাপ 2: মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে আপনার টেমপ্লেট তৈরি করুন

-ওয়ার্ড ওপেন করুন এবং একটি নতুন ডকুমেন্ট শুরু করুন। এটি আপনার টেমপ্লেট হবে (যেমন, ইমেল ম্যসেজ)।

-আপনার ইমেইল বডির মূল অংশ লিখুন, যেখানে আপনি ব্যক্তির তথ্য দেখতে চান এমন স্থানগুলি রেখে দিন (যেমন, "ডিয়ার [ফার্স্ট নেম]")।

ধাপ 3: ওয়ার্ডে মেল মার্জ প্রক্রিয়া শুরু করুন

-ওয়ার্ড থেকে Mailings ট্যাবে যান।

-স্টার্ট মেল মার্জ এ ক্লিক করুন এবং আপনি যে ধরনের বডি তৈরি করছেন সেটি নির্বাচন করুন (যেমন, "ই-মেইল ম্যাসেজ")।

-আপনার এক্সেল ফাইল ইমপোর্ট করতে "select recipient"> "use an existing list" সিলেক্ট করুন৷

_আপনার ডেটা উৎস (এক্সেল ফাইল) নির্বাচন করুন এবং উপযুক্ত শীট নির্বাচন করুন।

ধাপ 4: ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড 

-আপনার কার্সারটি সেখানে রাখুন যেখানে আপনি ব্যক্তির তথ্য দিতে চান, তারপরে আপনার ডেটা থেকে ডেটা ফিল্ড চয়ন করতে "Insert merge field" ক্লিক করুন (যেমন, "[ফার্স্ট নেম]")৷

-প্রয়োজনীয় সমস্ত ফিল্ডের জন্য এটি পুনরাবৃত্তি করুন (যেমন, "last name," "address")।

ধাপ 5: প্রিভিউ দেখুন এবং মার্জ সম্পূর্ণ করুন

-প্রতিটি প্রাপকের জন্য আপনার ডকুমেন্ট কেমন দেখাচ্ছে তা দেখতে "preview Result"-এ ক্লিক করুন৷

-সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে, "Finish & Merge"> "Print Documents" (হার্ড কপির জন্য) অথবা "Send E-mail Messages" (ইমেলের জন্য) ক্লিক করুন।

ধাপ 6: সেইভ এন্ড সেন্ড

- আপনি যদি টেমপ্লেটটি পুনরায় ব্যবহার করার পরিকল্পনা করেন তবে আপনার ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করুন৷

- ইমেলের জন্য, নিশ্চিত করুন যে আপনার আউটলুক সেট আপ করা হয়েছে, কারণ Word এটিকে মার্জ করা ইমেলগুলি পাঠাতে ব্যবহার করবে৷